Le nuove Linee guida Agid sulla conservazione digitale entreranno in vigore il primo gennaio 2022. Lo scopo è quello di disciplinare la descrizione del processo, la natura e la funzione del sistema, modelli organizzativi, ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti.
I nuovi dettami saranno vincolanti e avranno effetti rilevanti sull ’intero ciclo di vita di tutti i documenti digitali: introducono numerosi metadati obbligatori, aggiuntivi rispetto a quelli già previsti finora, i quali dovranno accompagnare i documenti in conservazione.
L' adeguamento sarà sia sul fronte Tecnico che su quello Contrattuale.
Per i clienti che hanno attivo Digital Hub e Conservazione Digitale Zucchetti, l ' adeguamento sarà trasparente per l’utilizzatore finale, al quale non sarà richiesta alcuna azione, e senza alcun costo aggiuntivo. Zucchetti ha adottato una strategia per cui l’intervento garantirà che tutti i documenti conservati nell’ ambiente di conservazione rispettino le previsioni delle Linee guida.
Lato Contrattuale, le condizioni generali e il Manuale del Servizio di Conservazione dovranno includere le integrazioni dei metadati minimi obbligatori previsti dalla normativa di riferimento.
Le nuove linee guida ribadiscono che il Responsabile della Conservazione di ciascuna azienda è tenuto alla predisposizione del proprio manuale della conservazione, sotto forma di documento digitale.
Zucchetti metterà a disposizione dei propri clienti il template del manuale (a titolo esemplificativo; la sua adozione non è da considerarsi vincolante) che il Responsabile della conservazione potrà personalizzare e conservare nel proprio ambiente di lavoro.
