Una corretta conservazione dei documenti HR, come LUL, cedolini e cartellini presenze, è un obbligo di legge che prevede sanzioni in caso di inadempienza per chi li ha in gestione e, cosa ancora più importante, può mettere al riparo da contenziosi o ispezioni.
Soprattutto alla luce delle dinamiche di lavoro da remoto e dello Smart Working, ci sono, poi, indubbie motivazioni di efficienza nella gestione dei processi HR:
- progressivo abbandono della carta
- miglioramento dei processi di scambio e approvazione dei documenti
- risvolti in tema di privacy: processi strutturati e protocolli definiti di archiviazione e conservazione consentono, infatti, di proteggere documenti che possono contenere dati sensibili ed esporre l’organizzazione a notevoli rischi.
Conservazione Digitale HR: quali novità
La Conservazione Digitale per l'area HR è stata pensata proprio per rispondere alle esigenze peculiari di chi gestisce paghe e il personale. L'integrazione Conservazione Digitale - Piattaforma HR consente di digitalizzare l’intero processo di gestione documentale, dalla redazione del documento alla firma e, di conseguenza, alla sua archiviazione e conservazione.
Oggi, la Conservazione Digitale HR Zucchetti, si arricchisce di importanti novità e, in particolare, di un nuovo servizio dedicato alla conservazione dello storico dei LUL.
Quest' ultimo consente di conservare digitalmente tutti quei LUL riferiti a mensilità precedenti all’attivazione del sistema di conservazione digitale, permettendo così di archiviare anche lo storico.
I LUL saranno custoditi da Zucchetti per una durata di 10 anni, periodo che va ben oltre gli obblighi normativi.
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